La falta de procesos documentados y de información centralizada puede incrementar el riesgo operativo. Documentar, centralizar y automatizar procesos permite reducir esta dependencia y asegurar la continuidad del negocio.
El 58% de las empresas peruanas ya cuenta con una estrategia de transformación digital, según el Sondeo de Transformación Digital 2025 de PwC Perú. Sin embargo, avanzar en digitalización no siempre significa que una organización esté preparada para operar sin depender de determinadas personas.
En muchas empresas, procesos como el cierre de planillas, la gestión financiera, el seguimiento de pagos o la elaboración de reportes continúan dependiendo del conocimiento de un solo colaborador. Si esa persona se ausenta, cambia de puesto o deja la organización, el equipo puede enfrentar dificultades para acceder a la información, replicar sus tareas o mantener los tiempos habituales de operación.
Según Rigoberto Caballero, Country Manager de Defontana en Perú, esta situación es frecuente en empresas que han crecido rápidamente sin acompañar ese crecimiento con procesos estandarizados. «El conocimiento debe quedarse en la empresa y no en una sola persona. Cuando los procesos están documentados y la información se encuentra centralizada, el equipo puede asumir responsabilidades, mantener la operación y responder con mayor rapidez ante cualquier cambio», señala.
¿Cómo limitar la dependencia de una persona?
El primer paso es identificar cuáles son los procesos críticos y qué actividades dependen actualmente de un único colaborador. No todas las funciones tienen el mismo nivel de riesgo. Procesos vinculados con remuneraciones, contabilidad, pagos, facturación, inventarios o reportes financieros requieren especial atención porque una interrupción puede afectar directamente la operación.
A partir de este diagnóstico, las empresas pueden implementar cuatro medidas:
1. Documentar el conocimiento crítico: los procedimientos no deberían estar únicamente en la experiencia de quien los ejecuta. Es importante establecer paso a paso cómo se realizan las principales tareas, qué información requieren, cuáles son sus responsables y qué ocurre ante una eventual incidencia. Esto facilita la transferencia de conocimiento y la incorporación de nuevos colaboradores.
2. Centralizar la información: cuando los datos están repartidos entre correos, archivos personales y múltiples hojas de cálculo, encontrar la información correcta depende de quién la administra. Contar con una fuente centralizada permite que los equipos trabajen sobre información actualizada y tengan acceso a ella de acuerdo con sus responsabilidades.
3. Automatizar las tareas repetitivas: las actividades que requieren ingresar información manualmente, consolidar datos o generar reportes de manera recurrente son candidatas naturales para la automatización. Además de reducir errores, esto permite que el conocimiento necesario para ejecutar una tarea no quede concentrado en una sola persona.
4. Generar trazabilidad y distribuir responsabilidades: una operación sostenible requiere saber qué se hizo, cuándo, con qué información y quién estuvo a cargo. Contar con registros y permisos definidos facilita la supervisión y permite que más de un integrante del equipo pueda asumir determinadas funciones cuando sea necesario.
La tecnología como mecanismo de continuidad
Para Caballero, el desafío no consiste únicamente en digitalizar procesos, sino en utilizar la tecnología para disminuir los puntos únicos de dependencia dentro de la organización. «La transformación digital no debería limitarse a reemplazar el papel por una herramienta digital. El verdadero valor está en construir procesos que puedan ser consultados, replicados y gestionados por el equipo. Si una empresa logra que su información y sus procesos no dependan de una sola persona, también está construyendo una operación más resiliente», explica.
En ese sentido, las soluciones de gestión empresarial permiten centralizar información, automatizar procesos y generar trazabilidad, evitando que el conocimiento quede concentrado en una sola persona. «Una empresa no debería preguntarse qué pasaría si su colaborador clave se va, sino cuánto de su operación seguiría funcionando si mañana esa persona ya no estuviera. Esa capacidad de respuesta también refleja qué tan preparada está para crecer de manera sostenible», concluye Caballero.
Es una prueba
Mantente siempre informado con EJECUTIVO TI y conoce el lado mas importante de la noticia. Somos una plataforma de informaciones relacionadas con la coyuntura económica, el accionar empresarial y desarrollo de la tecnología en el país.
Los derechos son reservados. La información puede reproducirse, mencionando la fuente.
Ejecutivo TI es una publicación de Eficacia AMD.
Developed by
